Een documentmanagementsysteem (DMS) of documentbeheersysteem is over het algemeen een database waarin (veelal gescande) documenten worden opgeslagen en zoekbaar zijn aan de hand van indexkenmerken metadata zoals auteur, documentdatum, categorie en status.

Documentbeheersystemen worden ingezet in organisaties om de vindbaarheid van documenten te vergroten.

Wanneer er sprake is van full text-zoeken mogelijkheid, dan is de tekst op de de gescande afbeeldingen herkend (middels OCR) en als indexkenmerk te gebruiken.

De database met documenten is vaak ontsluitbaar via een webpagina (aangeboden via intranet of internet). Ook worden er programma's gebruikt die de documenten ontsluiten.

Documentmanagementsystemen bieden over het algemeen een vorm van versiebeheer en vaak ook routing (workflow of werkstroom) aan.

Versiebeheer

Versiebeheer is handig wanneer een document regelmatig wordt aangepast. Lezers van het document willen dan weten of er een aanpassing in het document is aangebracht, welke dat is en door wie het is aangebracht. Lezers kunnen actuele versies met vorige versies van documenten bekijken en deze (indien voldoende rechten) herstellen door bijvoorbeeld het 'terugzetten' van een vorige versie. Enkele voordelen van het gebruik van versiebeheer is dat er geen noodzaak is om oudere versies als afzonderlijke documenten te bewaren, waardoor er minder snel misverstanden zullen ontstaan over wat nu de actuele versie is. Bovendien kost versiebeheer minder opslagruimte dan het opslaan van de afzonderlijke documenten.

Routing van documenten

Routing van documenten geeft de mogelijk om een document langs meerdere personen te sturen. Deze personen kunnen het document een bepaalde status geven. Op grond van de status weet de lezer of een document bijvoorbeeld nog in ontwikkeling is (concept) of definitief.

Voorbeelden van gebruik van routeringen zijn:

• Een concept moet eerst worden goedgekeurd door een panel voordat het document de status 'definitief' krijgt en deze gepubliceerd mag worden.
• Een digitale factuur moet eerst langs een aantal tekenbevoegden voordat het bijbehorende bedrag betaald kan worden.
• Een projectdocument moet eerst vastgesteld worden door projectteamleden, voordat deze gepubliceerd wordt in het projectdossier.

Routering wordt meestal onder de noemer Workflow (werkstroom) geplaatst.

Archivering

Een ander voordeel van een documentmanagement systeem is dat documenten digitaal worden opgeslagen. Over het algemeen neemt dit minder ruimte in beslag dan papieren versies.